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案例详情

项目背景

上海纽贝滋是国内婴幼儿配方奶粉行业的知名品牌,随着上海纽贝滋集团销售业务逐步扩展到全国,形成了东、南、西、北4个销售大区。公司费用支付量不断增长,原有的费用报销支付因没有专门的信息化系统支撑,只能采用员工线下填写纸质单据、领导手工签字审批、财务人员逐条线下支付、手工入账的模式,原有的预算也只是事后通过凭证费用来分析。当前模式工作效率非常低下、出错率高、费用无法得到有效的预算管控、管理成本不断增加,已经无法满足纽贝滋的业务发展需求。

因此,需要整体上对费用预算和报销进行梳理和规划,用信息系统进行落地、固化和持续改进。实现公司全业务标准化、规范化、费用事前预算、事中控制、事后分析,降低费用管控过程中的总体成本,提高企业资金使用合理性和效率,提升全员的满意度。

 

项目方案

为支撑上海纽贝滋集团业务扩展,加强对财务信息化建设,整个财务共享项目分为预算管控、电子报账、银企直联、合同管理、手机钉钉报账五部分内容,功能架构如下:
图1 - 功能架构

1、电子报账系统

用员工报账角度:报账模块根据企业业务需要,采用财务共享产品+定制开发的形式,呈现符合实际需要的报账单模板,例如员工差旅报销、借款、还款、日常费用、采购付款、供应商付款、费用预提、费用摊销等。

从员工应用角度:快速进入工作非常重要,因此设置快捷处理方式,例如报账单起草、审批、待办,常用信息快速查询等。

从财务管理角度:帮助财务迅速审核报账工作;帮助财务和管理层统计分析各类信息,通过各类报表展现;帮助财务清晰查询并控制预算。

从系统角度:必要的参数配置,使得系统越来越顺畅,例如流程配置、主数据设置。

系统接口:根据纽贝滋集团信息现状,同时考虑财务业务需求,外围接口包括OA、金蝶K3。

2、预算系统

支持费用预算模板化导入、支持费用预算调整、费用预算和报账单据相互关联控制、预算报表分析。

当提交事前申请单时预算系统自动根据业务类型冻结预算,业务发生前即控制申请的费用不超过当月预算金额;当单据撤销和被驳回时预算系统自动释放已冻结的预算,以便经办人修正申请金额再次提交;当报账单审批结束时,预算系统自动执行预算。通过预算报表可以实时查询预算使用情况并分析。

3、资金支付

通过与报账系统对接,系统自动将审批通过的支付单据推送到资金平台,出纳在资金平台进行资金审核并提交财务经理审批,然后通过银企直连接口,发送付款信息到各商业银行,实时获取支付结果,并反馈给报账系统。同时实现实时账户余额、交易明细查询和银企对账功能。

4、合同管理

支持付款合同、销售合同等合同的新增、更变的审批,审批通过后,形成合同电子档案,便于实时调阅和管理;支持销售合同的销售返利批量计算,通过与ERP订单管理系统对接,实现销售返利的费用管控。

5、钉钉报账

移动端通过与钉钉集成,实现手机端移动填单和审批,支持Android和IOS手机操作系统。

 

项目成效

财务共享系统的成功实施支撑了上海纽贝滋集团业务扩展,加强了对财务信息化建设,主要体现在:
  • 报账电子化以后,实现业务审批、核算处理的标准化、规范化、全流程可视化。
  • 电子报账,大大提高财务人员的工作效率,大幅提高内部员工对财务工作的认可度和满意度。
  • 电子报账,实时形成报表数据,不仅方便用户随时查阅单据信息及审批记录,而且便于财务实时进行财务经营分析。
  • 银企系统实时查询账户资金状况、有效追踪支付记录,同时避免了手工录入或余额不足导致的支付失败。
  • 将财务人员从以往繁杂而不增值的工作中脱离出来,更专注财务管理和分析工作,提升财务管理。
  • 通过移动钉钉报账,员工可以随时随地填单报账单据,领导出差异地也可以实时处理待审批单据,加速了审批效率,提高了员工满意度。
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