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案例详情

项目背景

随着近几年来的不断扩张发展,某电工集团已成为中国最大的变压器、电线电缆研发、制造和出口企业、最大的高压电子铝箔新材料生产基地和最大的太阳能核心控制部件组装基地,是中国重大装备制造业首家获得“中国驰名商标”和“中国名牌产品”的企业集团,集团的“十三五”战略规划,迫切要求其进行财务转型。

作为财务变革的重要推动力,财务共享服务通过建立集中核算中心,提升效率,加强管控。在此基础上,重构财务的三层职能定位,提升业务财务的决策支持职能,并强化专业财务职能,最终实现财务管理的全面转型与提升。

 

项目方案

为支撑集团业务扩展,加强对财务信息化建设,整个财务共享项目分为电子报账、预算管控、手机审批、银企直连四部分内容,功能架构如下:

图1 - 功能架构

1、电子报账系统

用员工报账角度:报账模块根据企业业务需要,采用财务共享产品+定制开发的形式,呈现符合实际需要的报账单模板,例如员工差旅报销、借款、还款、日常费用、归口费用等。

从员工应用角度:快速进入工作非常重要,因此设置快捷处理方式。例如:报账单起草、审批、待办,常用信息快速查询等。

从财务管理角度:帮助财务迅速审核报账工作;帮助财务和管理层统计分析各类信息,通过各类报表展现;帮助财务清晰查询并控制预算。

从系统角度:必要的参数配置,使得系统越来越顺畅。例如:流程配置、主数据设置。

系统接口:根据特变电工信息化现状,同时考虑财务业务需求,外围接口包括EBS、NC、OA、MDM、CBS等。

2、预算系统

支持月度预算模板化导入、支持月度预算调整、月度预算和报销单相互关联。

制定月度预算,导入系统中。员工报销和对公付款统一在费控平台上进行申请,按照制定好的审批流程进行审批,包括业务线-财务线等审批环节,审批过程中系统自动匹配费用与月度预算的对应情况,根据月度预算余额情况,系统自动判断预算内外审批流,支付完成后回写预算执行数据。每月底最后一天系统会对未使用的预算进行自动释放,回滚至年度预算同时对这部分预算进行考核,通过报表,统计分析月度预算与实际执行情况。

3、手机审批

移动端通过与微信、特变E+集成,实现手机端移动审批,支持Android和IOS手机操作系统。

4、资金支付

通过与报账系统对接,系统自动将审批通过的支付单据推送到资金平台,出纳在资金平台进行资金审核并提交财务经理审批,然后通过银企直连接口,发送付款信息到各商业银行,实时获取支付结果,并反馈给报账系统。同时实现实时账户余额、交易明细查询和银企对账功能。

 

项目成效

财务共享系统的成功实施支撑了该集团的业务扩展,加强了对财务信息化建设,主要体现在:
  • 财务报账电子化以后,业务审批、核算处理可实现流程化,同时审批、核算过程实现标准化。
  • 系统同时大大提高财务人员的工作效率,大幅提高内部员工对财务工作的认可度和满意度;
  • 实现了业务审批和财务审批的全流程化管理,随时查阅单据信息及审批记录。
  • 实时查询账户资金状况、有效追踪支付记录,同时避免了手工录入或余额不足导致的支付失败。
  • 将财务人员从以往繁杂而不增值的工作中脱离出来,更专注财务管理和分析工作,提升财务管理。
  • 通过移动审批,领导出差异地也可以实时处理待办,加速了审批效率。


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