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案例详情

项目背景

在新时代浪潮下,坚持改革步伐不变:引入oracelERP和远行财务共享系统,进行业务流程全面改造,实施内部订单制,强化成本和质量管理,实现精准制造;为了更贴合市场,在组织上也不断进行调整,包括多个职能部门、药品业务部门、控股及托管子公司;建立风险评估、风险应对、风险监控预警、内控检查评价与改进为一体的内控与风险管理运行机制;有效统筹与安排资金,确保资金合理支配,费用得到合理控制;建立预算管理和全集团及下属子公司的财务预算管理与预算执行考核制度,制定科学、合理的预算目标,并实时监控执行情况,避免资源浪费和预算管理流于形式。

在业务、风险、资金、预算都多方面努力下,企业经营水平得到显著提升,同时为使得财务核算规范统一,提升财务管理水平,特别是财务业务方面的信息化建设仍然有改善和提升之处

财务管理方面面临着如下迫切需要解决的问题:
  • 员工报账时间漫长。传统模式下员工为报账需多次找领导进行签字,并直接到财务进行报账,占用员工大量有效工作时间。
  • 单据审批占用领导大量时间。领导的工作安排常常被审批签字而打扰,异地更要利用传真跟踪审批。
  • 资金管理分散。各分支机构均开立银行账号,沉淀了大量流动资金。同时资金支付受审批流程和银行处理速度的双重制约,严重滞后于业务发生。大量的银行对账工作,财务人员工作负荷大,且出错率高。
  • 内部控制滞后。月底汇总会计报表方式无法实现对各地分支机构经济业务的实时监控和集中管理,资金流量和流向信息的迟滞传递很难满足内部控制。
  • 票据处理滞后。企业分支机构众多,票据整理工作不但数量巨大而且所处物理距离遥远,给归档和财务核对带来不少阻碍。
  • 重要文件资料核对、归档滞后。企业分支机构众多,所处物理位置也不同,对于重要文件资料如果不及时整理、核对、归档可能会带来经济上的损失,比如合同、协议。

 

项目方案

1、电子报账系统:

  • 用员工报账角度:报账模块根据企业业务需要,采用财务共享产品+定制开发的形式,呈现符合实际需要的报账单模板,例如差旅报销、借款、还款、采购付款等。
  • 从员工应用角度:快速进入工作非常重要,因此设置快捷处理方式,例如报账单起草、审批、待办,常用信息快速查询等。
  • 从财务管理角度:帮助财务迅速审核报账工作;帮助财务和管理层统计分析各类信息,通过各类报表展现;帮助财务清晰查询并控制预算。
  • 从系统角度:必要的参数配置,使得系统越来越顺畅,例如流程配置、主数据设置。
  • 接口:根据集团信息现状,同时考虑财务业务需求,接口包括电子影像、EBS、拜特、OA、亿立方、短信平台。
图1 - 功能架构

 

2、电子影像

电子影像主要包括影像管理、影像审核、影像稽核、系统管理、接口管理。其中,影像管理主要负责采集和收集影像资料,之后提交到影像审核系统进行审核;影响操作中为配合审核不通过而设计,包括补扫、重扫等。

3、移动端应用

移动端,支持Android和IOS手机操作系统,在微信中关注集团微信公众号,不需要单独安装APP。

项目成效

支撑集团业务扩展,加强对财务信息化建设,主要体现在:
  • 通过影像扫描和在线传递大幅缩减了异地人员票据邮寄周期长对财务审核及付款流程的影响;
  • 通过电子影像传递,实现了审计的高效并大幅节约了异地单据和发票邮寄的成本;
  • 系统同时大大提高财务人员的工作效率,大幅提高内部员工对财务工作的认可度和满意度。
  • 财务报账电子化以后,业务审批、核算处理可实现流程化,同时审批、核算过程实现标准化。
  • 实现全公司财务的集中核算和管理,财务报销实物流和电子流分离,原始单据本地化管理,实现业务审批和财务审批的全流程化管理。
  • 将财务人员从以往繁杂而不增值的工作中脱离出来,更专注财务管理和分析工作,提升财务管理。
  • 财务报账电子化以后,业务审批、核算处理可实现流程化,同时审批、核算过程实现标准化。


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