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案例详情

项目背景

湖南惠农科技有限公司(以下简称:惠农科技)是一家集计算机软硬件研发、电子信息技术服务为一体,以发展中国农村移动电子商务为主营业务的创新型高科技企业。

随着业务的快速发展,惠农科技的企业规模迅速壮大,在企业不断变革和创新的过程中,企业业务模式也变得越来越复杂,企业对管理的规范化、精细化要求越来越高。而企业内部管理的信息化建设已经无法满足企业的发展需求,特别是财务管理大多都通过人工的方式进行管理,在流程规范化、信息集中化、信息共享化方面遇到很多的挑战,企业面临着提高市场竞争力,降低运营成本,加速资金周转,加强财务监管力度,追求现代企业财务管理的高标准、高质量和高效率等多方面的严峻挑战。

为提高企业的竞争能力、提高企业的运作效率、提升企业形象、降低企业的运营成本;为使得财务核算规范统一,提升财务管理水平,需加快企业内部管理的信息化建设,特别是财务业务方面的信息化建设。

财务管理方面面临着如下迫切需要解决的问题:
  • 员工报账时间漫长。传统模式下员工为报账需多次找领导进行签字,并直接到财务进行报账,占用员工大量有效工作时间。
  • 单据审批占用领导大量时间。领导的工作安排常常被审批签字而打扰,异地更要利用传真跟踪审批。
  • 资金管理分散。各分支机构均开立银行账号,沉淀了大量流动资金。同时资金支付受审批流程和银行处理速度的双重制约,严重滞后于业务发生。大量的银行对账工作,财务人员工作负荷大,且出错率高。
  • 内部控制滞后。月底汇总会计报表方式无法实现对各地分支机构经济业务的实时监控和集中管理,资金流量和流向信息的迟滞传递很难满足内部控制。
图 2‑业务难题

为能更好地实现信息化目标,从2013年3月起,惠农科技启动了实施财务共享,先后实施了网上报账和银企互联,通过建设网上报账系统,为员工报账提供了一站式的自主服务平台,审批流程规范化,标准化;通过建设银企互联系统,实现资金账户数据实时获取,实现及时、全面、准确的对公司所有账户的资金变动情况进行有效监控,并实现银企自动对账。

 

项目方案

  • 总体规划,分步实施。网上报账是财务共享的核心应用,根据惠农科技组织跨区域的特点,首先实施网上报账,对公司内常用的报账业务进行调研,共对六类业务报账进行信息化,同步使用先进的工作流引擎,满足个性化的报账审批需求;银企互联系统在网上报账试运行后开始实施,对报账结果进行支付操作,对大额支出可进行审批,实现银企自动对账。
  • 实现与现有IT系统的接口,包括实现与HR、合同管理系统、企业门户、邮件系统的接口,实现人员账户信息自动同步,客户和供应商信息自动同步,合同付款信息自动同步,待办待阅信息同步到门户。真正实现系统间的信息共享。
图 2‑功能架构

 

项目成效

  • 报账单据的规范化,通过财务信息化系统对报账单据的内容和格式进行规范,保证财务入账依据的标准化,业务以后的业务集中奠定基础。
  • 实现审批流程的电子化,通过报账单和相应附件的电子化流转,在保证审批质量的同时加快了审批流程,提高财务核算效率。
  • 审批人通过网络、手机等移动设备办公,缩短审批周期,提高员工满意度。
  • 建立统一规范的财务信息系统,基于惠农科技层面财务集中管理的需要,财务信息系统进行规范的建设与数据整合,以实现集中管理的目标。
  • 为资金预算编制、费用控制的决策支持上提供部分数据支撑


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